Тайм-менеджмент как система управление временем

(цикл: психологическая готовность к ЕНТ, ВОУД)

Шаг Оценить текущую ситуацию

В компании работает четыре продажника. Лучший из них за день успевает сделать до 20 холодных звонков, написать 5–7 писем, подготовить 8–10 счетов и съездить на встречу. Показатели худшего сотрудника в половину меньше. Предположим, что у лидера и аутсайдера одинаковый опыт, каждый находится в офисе по 8 часов. Причина плохой работы может скрываться в рассеянном внимании: сотрудник одновременно пытается сделать несколько дел, а в итоге не завершает ни одного. Или сотрудник занимается чем угодно, но только не работой: «зависает» в соцсетях, читает новости, играет в онлайн-игры, решает личные проблемы. Иногда слабая эффективность связана с неправильным распределением энергии. Например, рабочий график составлен так, что с утра менеджеры выполняют самую сложную работу, требующую высокой концентрации внимания. Если у сотрудника утром низкая работоспособность, он выполняет задачи медленно, с ошибками. К полудню работоспособность повышается, но сотрудник опять ничего не успевает, потому что завален делами: надо доделать, переделать или исправить утренние задачи плюс выполнить новые. Последняя причина плохой работы – слабая мотивация. Если зарплата менеджера зависит от объема продаж, то главная мотивация – это деньги. Но не для всех менеджеров денежная мотивация будет решающей. Например, у одного сотрудника – ипотека и куча потребительских кредитов, поэтому он стремится заработать побольше. А другого — вполне устраивает средняя зарплата, но его интересует карьера, публичное признание заслуг или возможность больше времени проводить с семьей.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

Интересный факт: Римский философ Сенека впервые задумался о том, что рациональное использование времени способно повысить производительность труда человека. Понятие тайм-менеджмент в историческом смысле изначально относился к философскому течению, а затем уже стал отдельным направлением для изучения, имеющим не только теоретическую основу, но и практическую базу знаний.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли – тайм-менеджмент – как наука об управлении временем. Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями  и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

  • позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
  • помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
  • не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

  1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
  2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
  3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.
Читайте также:  Первый телефонный разговор с работодателем?

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Техника полного хронометража

Возьмите карманный блокнот и носите его с собой, чтобы делать записи в течение дня. Конечно, можно использовать заметку в смартфоне, но записи от руки более эффективны. Это обусловлено тем, что когда мы пишем руками, мы активнее концентрируемся на текущей деятельности, а заметки в смартфоне делаем скорее на автомате. Итак, первым шагом необходимо записывать все свои дела в течение дня, как только вы переключаетесь с одного на другое. Записывайте интервалы в формате «начало–конец деятельности», например:

  • 13:30–14:00 совещание с коллегами по проекту;
  • 14:00–14:30 составление отчета о совещании;
  • 14:30–14:45 проверка почты и соцсетей.

Ведите записи каждый день, пока это не войдет в привычку. Через некоторое время вы начнете записывать на автомате и тогда сможете четко проанализировать свой день. В конце дня посмотрите на свои записи и напротив каждого пункта обозначьте «полезность» дела.

Вторым шагом необходимо определить цели, которых вы хотите добиться благодаря этой технике. Выявите собственные цели, например, хотите ли вы больше времени уделять здоровью и физическим нагрузкам, меньше зависать в соцсетях, выучить иностранный язык, перестать доделывать проекты в последний день. Распишите эти цели и соотнесите с показателями времени из своей таблицы, например:

  • Цель: здоровье и спорт — Показатели: сколько времени в день/неделю вы тратите на тренировки.

Третьим этапом необходимо составить график, на котором отражено «полезное время» и «воришки» — для этого мы в первом шаге писали, куда у нас вообще уходит время. Такой график позволит увидеть, откуда мы можем взять недостающее время на наши цели. Далее останется только перераспределить то самое «недостающее» время с бесполезных действий на достижение цели.

Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ — это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка целей — необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Планирование — это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию [9, 11].

Тайм-менеджмент — Совет № 1: Готовьтесь заранее

Во-первых, подготавливайте список ваших дел на день заранее, например, вечером предыдущего дня. Будет наилучшим, если планирование дел на завтра будет последним делом, которое вы делаете сегодня.

Когда вы планируете свои дела на завтра поздно вечером, ваше подсознание будет работать на ваши планы и цели во время сна. При таком подходе вы часто будете просыпаться по утрам с новыми идеями, которые сможете применить в своей работе.

Одним из преимуществ подготовки списка ваших дел заранее является то, что такая практика позволяет вам спать более спокойно.

Вы не будете беспокоиться, стараясь не забыть какие-то важные дела, которые нужно сделать завтра. После того как вы записали какой-то вопрос, он освобождает ваш ум.

Здесь срабатывает известный в психологии эффект Зейгарник – пока дело не записано, оно крутится в вашем уме и загружает его. Таким образом, этот прием позволит вашему мозгу лучше отдыхать ночью.

Для эффективного планирования, используйте принцип S.M.A.R.T.

Согласно данному принципу цель должна быть:

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Выполняя последовательные задачи, вы значительно сократите время выполнения работы.

Будьт последовательны и сосредоточены на конкретных пунктах, это залог вашего будущего успеха.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

  1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
  2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
  3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
  4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
  5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
  6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
  7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.
Главные принципы управления временем

Правила тайм-менеджмента

Читайте также:  Не престижная, но очень высокооплачиваемая работа в других странах

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Как обучиться тайм-менеджменту

Для обучения искусству тайм-менеджмента существуют специальные психологические тренинги в виде деловых игр для студентов.

«Составление тайм-плана»

  1. Участники разбиваются на команды по несколько человек (можно работать и в одиночку).
  2. Каждой команде дается задание за отведенное время составить тайм-план определенного мероприятия.
  3. Участники обсуждают и конкретизируют план, указывая время на каждый пункт.
  4. По окончании каждая команда представляет свой план.
  5. Обсуждение и анализ планов. Нахождение неучтенного времени и способов их сокращения.
  6. На основе обсуждения разрабатывается общий тайм-план.

«Хронофаги»

Участники сидят в кругу. По очереди передают друг другу какой-либо предмет, называя при этом свои привычки, «пожирающие» время. Это могут быть болтовня по телефону, зависание в соцсетях и мессенджерах, прокрастинация, залипание в телевизор, компьютерные игры и т.д.

«Секундомер»

Упражнение на индивидуальные особенности восприятия времени. Участники одновременно по команде закрывают глаза и открывают их, когда по их ощущениям прошла минута (считать про себя секунды нельзя), проверяя себя по секундомеру.

По окончании эксперимента подводятся итоги:

  1. Если студент открыл глаза ранее, чем через 55 секунд, это означает, что он слишком торопится. Время течет медленнее, чем ему кажется. Существует опасность быстрого истощения нервной системы. Ему рекомендуется избавиться от суеты.
  2. Если упражнение заняло более 66 секунд, это свидетельствует о неторопливости студента. Возможно, ему часто не хватает времени из-за медлительности. Ему рекомендуется ускорить восприятие времени.

Упражнение на постановку целей

Студентам дается задание за пять минут сформулировать свои цели таким образом, чтобы они были:

  • конкретными;
  • реальными;
  • ограниченными по времени достижения;
  • важными;
  • измеряемыми.

Затем участники зачитывают свои списки, анализируют результаты.

Упражнение на распределение задач по матрице Эйзенхауэра

Участники делятся на 4 команды, им дается список задач, которые следует распределить на 4 группы:

  1. Важные и срочные (форс мажорные, требующие немедленного выполнения).
  2. Важные, но не срочные (заранее запланированные).
  3. Срочные, но не важные (второстепенные).
  4. Не важные и не срочные (поглотители времени).

Задача студентов — выработать общее решение за 3 минуты. Каждая команда представляет результаты по одной из четырех групп. Происходит коллективное обсуждение, каких незапланированных ситуаций можно было бы избежать при правильной организации времени, умении предвидеть события и рационально планировать собственные дела.

Не справляетесь с учебными нагрузками? Квалифицированные специалисты сервиса окажут помощь с любым видом академических задолженностей.

Курс «Тайм-менеджмент» от City Business School

Длительность 16
Уровень С нуля
Для кого подходит Всем, кто хочет эффективно управлять своим временем
Формат Видеолекции + практика
Гарантии Доступ к курсу навсегда
Итоги Сертификат
Цена 4 900 рублей
Ссылка на курс Узнать подробности

Содержание. Программа курса включает в себя следующие темы:

Курс «Тайм-менеджмент» от City Business School

Преподаватели:

Инструкторы City Business School.

После окончания курса вы сможете:

  • находить дополнительные часы в течение дня;
  • повысить свой уровень самоорганизации;
  • определить цели и расставить приоритеты;
  • повысить свою мотивацию;
  • грамотно организовывать отдых;
  • распределять рабочую нагрузку;
  • установить баланс между работой и личной жизнью.
Курс «Тайм-менеджмент» от City Business School

Мои впечатления: Коротенький курс для всех, кто не успевает запланированные дела и срывает собственные дедлайны. Вы научитесь ставить и достигать своих целей с помощью эффективного распределения времени. При этом, вы сможете выявить неблагоприятные привычки и преобразовать их в позитивные для достижения баланса труда и отдыха в вашей жизни. А ещё благодаря покупке этого курса, вы сможете сделать доброе дело — помочь фонду «Подари жизнь»! Отличный шанс изменить не только свою жизнь!

Техника Тима Ферриса

Специалист по продуктивности предлагает два правила. Первое правило 80/20 – 80 процентов задач можно выполнить за 20 процентов времени. Второе правило – работа должна заполнять все время, отведенное для нее. Концентрация на задачах помогает выполнять их быстро и эффективно.

Применяя подходящие техники тайм-менеджмента, можно взять свое время под контроль, рационально распределить задачи и не накапливать дела.

Применял ли ты перечисленные методы управления временем? Расскажи о своих результатах в комментариях.